Super snelle urenregistratie

Het bijhouden van een urenregistratie is in principe niet verplicht, maar wel enorm aan te raden voor alle ondernemers. Het biedt je inzicht in de tijd die jij besteed aan je bedrijf en is dat meer dan 1250 uur per jaar, dan kan dat je een mooi belastingvoordeel opleveren.

In deze blog vertel ik je meer over wat het inhoudt en hoe je een optimale urenregistratie kunt bijhouden in Excel die je hooguit een paar uur per jaar kost.

Wat is een urenregistratie?

Een urenregistratie is niets meer dan een bestand of lijst waarop de door jou gewerkte uren genoteerd staan. Een ander woord hiervoor is urenadministratie. 

Het bijhouden van je uren als ondernemer is in essentie niet verplicht voor de belastingdienst. Wil jij in aanmerking komen voor de zelfstandigenaftrek (ruim €7000) en mogelijk ook de startersaftrek (ruim €2000), dan moet jij aannemelijk kunnen maken dat je aan het urencriterium van 1225 uur per kalenderjaar. 

Meer over dit urencriterium in relatie tot arbeidsongeschiktheid en een versoepeling over 2021 i.v.m. de Coronacrisis lees je op deze webpagina van de Belastingdienst.

Welke uren mag je opvoeren in de urenregistratie?

Alle uren die jij bezig bent voor je onderneming. En dat omvat heel veel. Hier een opsomming van activiteiten die jij als creatieve ondernemer waarschijnlijk herkent en die je allemaal mag invullen in de urenregistratie.

Tijd die je besteed aan het…

  • … maken van je producten. Inclusief het schetsen, het maken van samples, werken aan bestellingen op maat.
  • … verwerken van bestellingen. Inpakken, labels printen én naar het postkantoor brengen.
  • … bijhouden van je online shop. Voorraad beheer, pagina’s maken en optimaliseren.
  • … bijhouden van social media. Het maken en plaatsen van content en de interactie met je fans.
  • … inkopen van nieuwe materialen. Of je dat nou online, in een groothandel of op een creatieve beurs doet.
  • … aanwezig zijn op markten en fairs. Inclusief de tijd om alles in te pakken, reistijd en ALLE uren dat je aanwezig bent op het terrein. 
  • … nadenken over je bedrijf. Producten of projecten bedenken en uitschrijven bijvoorbeeld. Of het herberekenen van je prijzen.
  • … bijhouden van je administratie. Financiële administratie, maar dus ook je uren administratie. Al kost die laatste je na het lezen van dit blog slechts een paar minuten per maand. 😉 

Zoals je ziet mag je vrijwel alle uren die jij besteed in en om het voeren van je bedrijf meenemen in de urenregistratie. Zolang het maar realistisch is.
20 uur per week aan je administratie werken op een totaal van 1500 uur per jaar, da’s nou net niet de bedoeling. Realistisch gezien houdt je dan ook niet genoeg uren over waarin je genoeg geld kunt verdienen om als ondernemer gezien te worden voor de inkomstenbelasting.

Hoe urenregistratie te doen?

Hoe je je uren bijhoudt maakt niet zo veel uit. Je hoeft het namelijk niet toe te sturen aan de Belastingdienst bij het doen van je inkomstenbelasting. Als het maar overzichtelijk en inzichtelijk is, mocht je gecontroleerd worden. 

Daarin moet je kunnen laten zien hoeveel uur je per dag en in totaal hebt gewerkt per jaar en aannemelijk kunnen maken dat die uren ‘nodig waren’. Dus vertellen wat je (ongeveer) doet per dag. Dit hoeft echter niet op dezelfde plek of in het zelfde systeem.

Er zijn verscheidene online tools en mobiele apps beschikbaar waarin je jouw uren kunt bijhouden. Zelf heb ik daar geen fijne ervaringen mee (vooral niet met de gratis versies) en kwam het er vaak op neer dat ik een dubbele administratie aan het bijhouden was. Voor mij werkt daarom de combinatie van een (digitale) agenda + een Excel bestand het beste. Het is simpel in gebruik, gratis en werkt zo effectief dat het me een paar minuten per week/maand kost.

"Een (digitale) agenda + een slim Excel bestand.
Mega makkelijk en super snel"

In de agenda, ik gebruik de standaard agenda-app in mijn iPhone, maak ik tijdblokken waarin ik ook aanduid wat ik doe. Bijvoorbeeld; 9:00-11:00 financiële administratie, 11:00-12:00 email, 13:30-15:00 coaching, 15:00-16:00 social media.

In Excel heb ik een effectief systeem aangemaakt waar ik enkel het totaal gewerkte uren van elke dag hoef in te vullen. Bij voorgaand voorbeeld zou dat dus 5,5 zijn.
Dit vul ik meestal aan het einde van de maand in voor alle dagen van die maand en dit kost mij zo’n 10-20 minuten.

Screenshot agenda
Screenshot (deel) Excel

Zoals je ziet worden in Excel ook de totalen per weeknummer en de totalen per maand geregistreerd. Dat gaat allemaal automatisch in mijn bestand. Ik hoef alleen de uren per dag in te vullen en de rest wordt door het programma berekend. 

Urenregistratie template

Dit gemak binnen Excel deel ik graag met andere creatieve ondernemers. Zodat jij wat minder uren bezig hoeft te zijn met de ‘saaie zaken’ en meer tijd hebt voor de creatieve kanten van het ondernemen!

Ik heb een template gemaakt waarmee iedereen net als ik in een mum van tijd haar uren kan registreren en duidelijke overzichten krijgt over het hele jaar per week en maand. Met een aantal afbeeldingen laat ik je zien hoe dit document er uit ziet en hoe je het kunt invullen. 

Een tabblad per maand
Klik op de afbeeldingen voor een grotere weergave.
Je vult alleen de groene cellen in, de rest wordt vanzelf berekend
Een tabblad met overzicht per maand
Je hoeft op deze pagina NIETS in te vullen. Dit is een automatisch berekend overzicht.
Een tabblad met overzicht per week
Je hoeft op deze pagina NIETS in te vullen. Dit is een automatisch berekend overzicht.
Daarbij ook een tabel dat jouw gemiddelde uren per week laat zien
Is dit boven de 24 uur, dan ben jij nog op schema voor het totaal van 1225 uur dit jaar te behalen.

Heb je zelf genoeg kennis en kunde op het gebied van Excel dan kun je dit document in zo’n 2-3 uur namaken inclusief alle automatische berekeningen. Voel je absoluut vrij om zo’n bestand te maken voor eigen gebruik, op basis van wat ik je hier heb laten zien en verteld!

Ben je niet zo’n kei met Excel en/of besteed je jouw kostbare uren liever aan iets anders? Dan ben je slimmer, sneller en goedkoper uit om mijn versie te downloaden voor slechts €12 incl btw. Deze aanschaf gaat je vast en zeker een hoop frustratie, tijd en potentieel meer dan €9000 besparen als voordeel bij de inkomstenbelasting.

Na betaling kun je het template direct downloaden en kun je deze direct invullen voor 2021 tot nu toe. Binnenkort komt ook het template voor 2022 al beschikbaar.

Heb jij vragen over dit template? Stuur dan gerust een mail naar info@handmadeinholland of berichtje via Instagram @handmadeinholland.