Je kunt niet altijd alles doen

Tijd voor een friendly reminder dat je niet áltijd álles kunt doen. Volgens mij kun je namelijk een heleboel doen, misschien zelfs wel alles dat je bedenkt of wilt, maar niet de hele tijd door. Ik neem je graag mee in mijn ervaringen en inzichten op dit gebied.

Allereerst wil ik je graag meegeven dat je waarschijnlijk meer kunt dan je denkt, je kunt het alleen niet allemaal NU doen. Zoom eens uit en bekijk het grotere plaatje; hoeveel kun je doen en bereiken in een jaar of twee, tien jaar of gedurende je hele leven? In zo’n timeframe is ineens een hele hoop en misschien wel ‘alles’ mogelijk!

Dat besef gaf mij een stuk rust en het vertrouwen om in 2020 mijn eigen webshop te sluiten en volledig op HIH te focussen. Over een aantal jaren verander ik die focus misschien wel weer een andere richting in, binnen het creatieve ondernemerschap en ik zie mezelf al helemaal voor me als 60-70-jarige excentrieke kunstenares. Ik kan zeker webshop-eigenaresse, community-leider, creatief coach en kunstenares (en nog veel meer) zijn in mijn leven, maar dat alles tegelijk, de hele tijd.. dat is te veel. Doordat ik geen webshop meer hoefde te runnen kon ik naast het leiden van onze creatieve community dus bijvoorbeeld gaan coachen en online evenementen organiseren. Je ziet het hier al, dat ik alsnog aardig wat rollen op me neem.

Om voor mezelf het overzicht te bewaren heb ik mijn rollen in mijn creatief ondernemerschap opgedeeld in projecten. Dat zijn er op dit moment tien. Dat klinkt als veel, maar niet alle projecten vereisen evenveel tijd en moeite en (het belangrijkste) veel vullen elkaar aan of wisselen elkaar af in mijn timeline. Ik zal je een paar voorbeelden geven.

Een van de projecten is Instagram. Voor mij de kern van Handmade in Holland, dit IS namelijk de community die we samen hebben gevormd. Het is een regelmatig project, want kost me elke week en grofweg elke dag evenveel tijd. Makkelijk in te plannen dus en omdat dit mijn kern is, als eerste in te plannen. Dit project overlapt met vrijwel alle andere projecten, aangezien die mij regelmatig van content voorzien om te delen op dit platform. Datzelfde geldt voor de nieuwsbrief; regelmatig en veel overlap.

Een ander project is blogs. Ongeveer elke week komt er een blog online, soms twee, soms een weekje geen. Behalve mijn eigen blogs, zijn er ook gastbloggers die hun verhalen delen, dus scheelt dat mij wat tijd. Toch is het redelijk regelmatig, is het wanneer nodig goed vooruit te plannen en heeft het overlap met Instagram en de nieuwsbrief (daar benoem ik nieuwe blogs altijd) en soms ook met andere projecten, wanneer ik een blog schrijf over een nieuwe samenwerking bijvoorbeeld.

Daarnaast mede-organiseer ik natuurlijk de Online Creamarkt en bouw ik mee aan markten voor derden via Online Markt Design. Twee projecten die niet gestructureerd evenveel aandacht vereisen, maar een grote hoeveelheid tijd en aandacht in de weken voordat een event plaatsvindt. Dat geld ook voor samenwerkingen en bijvoorbeeld mijn e-book; daar stop je rond een bepaalde (of onbepaalde) tijd veel uren in en daarna (vrijwel) geen.

Zoals je misschien hebt opgemerkt zijn er twee duidelijke categorieën aan projecten; doorlopende en tijdelijke. Welke regelmatig mijn aandacht vereisen ofwel eenmalig veel aandacht vereisen. Door tijdelijke projecten af te wisselen of elkaar op te laten volgen, houd ik mijn planner en hoofd een stuk rustiger.

Daarnaast is er veel overlap tussen mijn projecten, zo kan ik nieuwtjes over tijdelijke projecten delen via kanalen als blogs, nieuwsbrief en Instagram, wat drie van mijn doorlopende projecten zijn. Ook kan iets uit een Instagram post of topic van een coaching gesprek mij bijvoorbeeld inspireren tot het schrijven van een blog of e-book. Het is een netwerk of spinnenweb dat met elkaar verbonden is en bestaat uit zaken die elkaar aanvullen.

Jij kunt het ook zo aanpakken en met deze punten hoop ik je daarbij te kunnen helpen:

(1) Noteer alle ‘dingen’ die je de komende tijd wilt en moet doen. Losse taken, verschillende rollen die je hebt als ondernemer en nieuwe ideeën die je graag wilt uitvoeren.

(2) Sorteer deze of splits deze op in projecten of onderdelen binnen jouw bedrijf. Als maker van handmade producten kan dat er bijvoorbeeld zo uitzien:

  • Voorraad (maken, sorteren, administratie)
  • Verwerken bestellingen (personaliseren, inpakken, klantencontact)
  • Webshop (bijhouden, vernieuwen)
  • Social media (content maken, netwerken)
  • Ontwikkeling (nieuwe technieken leren, nieuwe collecties maken)
  • Administratie (uren en financiën incl. belastingaangiften)

Zorg ervoor dat het duidelijk is welke taken er onder elk onderdeel of project vallen. Je zou geen taken ‘over’ moeten houden, maak desnoods (voor nu) een extra onderdeel aan daarvoor.

(3a) Creëer voor jezelf een overzicht in hoe vaak je elke taak dient te doen en hoe lang deze ongeveer duurt. Dit mag natuurlijk een (grove) schatting zijn.
(3b)En noteer welke projecten eenmalig zijn of eenmalig veel tijd kosten en welke regelmatig of more or less gestructureerd zijn.

(4) Op basis hiervan kun je een timeline maken voor elk project en uiteindelijk een timeline in zijn geheel:

  • Begin met de gestructureerde zaken, de doorlopende projecten die je elke week of elke maand dezelfde hoeveelheid tijd kosten.
  • Vervolgens pak je een project of specifieke taak uit een project erbij dat het makkelijkst in te plannen is. Omdat het bijvoorbeeld rond een bepaalde tijd dient te gebeuren (belasting-aangifte, ontwerpen kerst-collectie) of omdat het NU prioriteit heeft.
  • De ruimte die je over hebt nadat je deze ‘obvious’ projecten hebt ingeplant is nu beschikbaar om te vullen met je overgebleven ideëen en projecten, of open te laten om jezelf speelruimte te geven. Deze kun je dan op een later moment invullen of zien wat je ermee doet wanneer het moment zich aandient.

Is deze planning in zijn geheel te vol, dan wil je waarschijnlijk te veel of te uiteenlopende dingen tegelijk doen. Onthoud; hoe meer overlap, hoe meer tijd je bespaart.
Je hebt mijn inziens in deze situatie drie keuzes:

  1. je werkt jezelf een slag in de rondte. (Niet aan te raden!)
  2. je elimineert een van de projecten of wat taken binnen een project. Besteed ze  uit of schrap ze.
  3. je smeert je timeline uit. Maak in plaats van vier collecties per jaar, vier collecties per twee jaar. Stuur de nieuwsbrief voortaan om de week uit of stel een project uit tot volgend jaar.

In essentie: geef jezelf minder werk en/of meer tijd!
Want je kunt niet álles, all of the time…

Ik hoop dit inkijkje in hoe ik dit aanpak, en de stappen en vragen, jou zullen helpen om iets meer rust te vinden in je agenda en in je hoofd. En dat je daardoor met meer focus en plezier en minder stress kunt werken in en aan jouw creatieve onderneming.

Heb je op basis van deze blog vragen over dit onderwerp, stuur me dan gerust een berichtje op Instagram. Of wil je er graag eens samen voor gaan zitten om een gestructureerd overzicht in jouw projecten en timeline te maken, dan kun je hiervoor wat van mijn tijd boeken als eenmalige sparringsessie.

Ben jij een (startende) creatieve ondernemer en wil je meer handige tips, fijne inzichten en praktische adviezen met betrekking tot doelen en planning? Dan is mijn downloadbare gids misschien wel iets voor jou. Eén van de vijf hoofdstukken is helemaal gewijd aan dit topic en wat het effect is hiervan. Klik hieronder voor meer informatie.